Description en langage clair du dossier de santé électronique

En sa qualité d’organisation prescrite conférée par le Règlement de l’Ontario 329/04, Santé Ontario (Services numériques) développe et maintient le dossier de santé électronique (DSE) conformément à la partie V.1 de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). 

Le DSE compile de l’information des répertoires suivants :

  • Système d’information de laboratoire de l’Ontario (SILO) : Demandes d’analyses et de résultats provenant des laboratoires des hôpitaux, de laboratoires communautaires et de laboratoires de santé publique.
  • Service commun d’imagerie diagnostique (SC ID) : Rapports d’imagerie diagnostique des hôpitaux et des établissements de santé indépendants ainsi que renseignements pertinents pour les récupérer dans les répertoires d’imagerie régionaux de l’Ontario.
  • Répertoire des données cliniques (RDC) sur les soins actifs et communautaires : Renseignements cliniques des hôpitaux et des organismes de soins à domicile et en milieu communautaire de l’Ontario, y compris renseignements sur les visites à l’hôpital, rapports des services des urgences, rapports de consultation et résumés de l’hospitalisation, de même que renseignements sur les placements en foyers de soins de longue durée, évaluations des risques et plans de traitement.
  • Répertoire des données cliniques (RDC) sur les soins de santé primaires : Renseignements cliniques des fournisseurs de soins primaires (médecins généralistes ou médecins de famille) soumis au moyen de systèmes de dossiers médicaux électroniques reconnus. Ces dossiers comprennent notamment des caractéristiques démographiques, des renseignements sur les médicaments pris par le patient et leurs effets indésirables, les allergies du patient, son état de santé actuel, ses antécédents médicaux et chirurgicaux, ses vaccins, ses facteurs de risque, ses signes vitaux et leur tendance.
  • Répertoire numérique des médicaments (RNM) : Renseignements sur les médicaments et ordonnances des programmes de médicaments et de services de pharmacie financés publiquement (programme MedsCheck, programme d’abandon du tabagisme offert en pharmacie, administration de vaccins, etc.) ainsi que des programmes de médicaments contrôlés (narcotiques et substances contrôlées), quel que soit le payeur. 
  • Registre provincial des clients (RPC) : Caractéristiques et indicateurs démographiques des patients, comme les numéros de carte Santé, numéros de dossiers médicaux et coordonnées figurant dans la base de données sur les personnes inscrites (BDPI) du ministère de la Santé ainsi que dans celles des hôpitaux et des établissements de soins de santé participants.

Santé Ontario a mis en place des mesures de précaution d’ordre administratif, technique et matériel aux fins suivantes :

  • éviter le vol ou la perte des renseignements personnels sur la santé accessibles au moyen du dossier de santé électronique, de même que leur collecte, leur utilisation ou leur divulgation sans autorisation;
  • protéger les renseignements personnels sur la santé accessibles au moyen du dossier de santé électronique contre leur duplication, leur modification ou leur élimination sans autorisation;
  • protéger l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels sur la santé accessibles au moyen du dossier de santé électronique.

Ces mesures de précaution passent par l’utilisation d’outils (techniques et physiques), comme des logiciels de sécurité, des protocoles de cryptage, des pare-feu, des dispositifs de verrouillage et d’autres contrôles d’accès. En voici quelques exemples :

  • nomination d’un directeur général de la protection de la vie privée;
  • évaluations de la protection de la vie privée pour l’ensemble des projets et initiatives afin de définir et d’atténuer les risques en la matière;
  • série complète de politiques sur la protection de la vie privée exposant les pratiques de gestion des renseignements;
  • formation sur la sécurité et la protection de la vie privée pour l’ensemble du personnel au moment de l’embauche et chaque année par la suite, y compris une formation adaptée au poste pour les personnes ayant un accès défini et contrôlé aux renseignements personnels ou aux renseignements personnels sur la santé;
  • accords entre les dépositaires de renseignements sur la santé (fournisseurs et organismes de soins de santé) pour définir les rôles, responsabilités et obligations encadrant leur contribution et leur accès au DSE;
  • contrôle de l’accès pour que les gens ne puissent consulter les renseignements personnels ou les renseignements personnels sur la santé que de façon directement proportionnelle à la durée de leurs fonctions et aux fins nécessaires à leur exécution.

Pour en savoir plus sur les pratiques de Santé Ontario en tant qu’organisation prescrite, veuillez lire la page Énoncé des pratiques d’information.