Notre engagement en matière de confidentialité
Les renseignements personnels sur la santé sont confidentiels et ils font l’objet d’une préoccupation importante de la part des Ontariennes et Ontariens. CyberSanté Ontario s’emploie à assurer l’intégration harmonieuse des mécanismes, des pratiques et des politiques de protection de la vie privée pour toutes les applications des dossiers de santé électroniques (DSE).
Description en langage clair du dossier de santé électronique et liste des répertoires accessibles au moyen du dossier de santé électronique
La Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, 2004 (« la Loi ») est une loi sur la protection de la vie privée qui régit principalement la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé et établit des exigences pour les personnes et les organisations qui gèrent les renseignements personnels sur la santé afin de protéger la vie privée des personnes et leurs droits. La Loi permet aux organisations d’être désignées afin de pouvoir recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur la santé à des fins spécifiques. Santé Ontario est désignée comme l’organisation qui développe et maintient le dossier de santé électronique, (« l’organisation prescrite ») conformément à la partie V.1 de la Loi et à son règlement connexe (Règlement de l’Ontario 329/04).
Le dossier de santé électronique est un dossier numérique sécurisé des renseignements personnels sur la santé des personnes, auxquels contribuent les dépositaires de renseignements sur la santé autorisés. Il est quasiment mis à jour en temps réel et est disponible par voie électronique pour les dépositaires de renseignements sur la santé autorisés afin qu’ils puissent rapidement recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels critiques sur la santé, améliorant ainsi la qualité des soins. Les praticiens de la santé (y compris les médecins, les infirmières), les hôpitaux, les foyers de soins de longue durée, les résidences pour personnes âgées, les pharmacies, les laboratoires, les services ambulanciers, les médecins hygiénistes des conseils de santé et le ministre de la Santé sont des exemples de dépositaires de renseignements sur la santé.
À titre d’organisation prescrite, Santé Ontario :
- gère et intègre les renseignements personnels sur la santé qu’il reçoit de la part des dépositaires de renseignements sur la santé;
- assure le bon fonctionnement du dossier de santé électronique;
- assure l’exactitude et la qualité des renseignements personnels sur la santé dans le dossier de santé électronique;
- réalise des analyses des renseignements personnels sur la santé dans le dossier de santé électronique afin d’envoyer des alertes et des rappels aux dépositaires de renseignements sur la santé pour qu’ils les utilisent lors de la prestation de soins de santé;
- exerce d’autres pouvoirs, obligations ou fonctions tels que prescrits.
En général, les dépositaires de renseignements sur la santé ne seront autorisés à accéder au dossier de santé électronique que pour fournir des soins de santé à un personne ou pour aider à le faire, ou encore si le dépositaire de renseignements sur la santé a des motifs raisonnables de croire que cela est nécessaire pour éliminer ou réduire un risque significatif de préjudice à une personne ou à un groupe de personnes.
Santé Ontario peut également fournir des renseignements personnels sur la santé qui sont contenus dans le dossier de santé électronique à un médecin légiste, à un médecin hygiéniste en chef (MHC) ou à un médecin-chef en santé publique pour des fins liées à leurs fonctions en vertu des lois applicables. Le ministre de la Santé peut également ordonner à Santé Ontario, en tant qu’organisation prescrite, de divulguer des renseignements personnels sur la santé à des fins spécifiques, telles que la recherche, et Santé Ontario est tenu de le faire conformément aux conditions de la Loi. Santé Ontario appuie également les personnes qui demandent l’accès ou qui souhaitent donner une directive sur le consentement à l’égard de leurs dossiers de renseignements personnels sur la santé conservés dans le dossier de santé électronique.
Description des types de renseignements personnels sur la santé (RPS) reçus
Le dossier de santé électronique se compose des répertoires suivants qui contiennent des renseignements personnels sur la santé (RPS) reçus par les dépositaires de renseignements sur la santé conformément à la Loi et à son règlement.
| Répertoire | Description des RPS | Type de renseignement personnel sur la santé | Source |
|---|---|---|---|
| Répertoire de données cliniques des soins actifs et communautaires (RDCSAC) | Renseignements cliniques des soins actifs et communautaires | Données démographiques des patients, rapports des services d’urgence, rapports de consultation, sommaires de sortie, résultats cardiovasculaires, rapports de santé mentale, ainsi que des dossiers de soins à domicile et communautaires, y compris les détails de placement en soins de longue durée, les évaluations des risques et les plans de soins. | Hôpitaux et organismes de soins à domicile et communautaires |
| Imagerie diagnostique – Service commun (ID-SC) | Renseignements sur l’imagerie diagnostique | Rapports d’imagerie diagnostique et manifestes d’images pour radiographie, tomodensitogramme, IRM, échographie et autres. | Hôpitaux et centres de services de santé communautaires intégrés |
| Répertoire numérique des médicaments (RNM)* | Renseignements sur les services de médicaments et de pharmacie | Dossiers de médicaments préparés et des services pharmaceutiques fournis dans les pharmacies communautaires et des médicaments administrés dans les hôpitaux. | Ministère de la Santé, pharmacies communautaires et hôpitaux |
| Résumé du patient – Répertoire de données cliniques (RP-RDC)* | Renseignements cliniques des soins primaires | Données démographiques des patients, résumé des médicaments, allergies et intolérances, liste des problèmes, vaccinations, antécédents de procédures, antécédents de maladies et autres détails de soins. | Fournisseurs de soins primaires tels que des médecins généralistes ou des médecins de famille, des infirmières praticiennes. |
| Système d’information des laboratoires de l’Ontario (SILO) | Renseignements sur le laboratoire | Commandes et résultats de tests de laboratoire pour la biochimie, l’hématologie, la pathologie, la banque de sang, la microbiologie et les tests génétiques. | Le ministère de la Santé, les hôpitaux, les laboratoires communautaires et les laboratoires de santé publique. |
| Registre provincial des fournisseurs (RPF) | Les données démographiques et renseignements sur l’identité des patients | Numéros de carte de santé, numéros de dossier médical, nom, date de naissance, informations d’adresse et autres identifiants. | Ministère de la Santé, hôpitaux de soins actifs, soins communautaires et organisations de santé participantes |
| Répertoire des données cliniques (RDC) sur les soins de santé primaires* | Projet pilote – Renseignements cliniques soumis sur des systèmes de dossier médical électronique certifié | Données démographiques des patients, médicaments, allergies, réactions indésirables, conditions de santé actuelles, antécédents médicaux et chirurgicaux, vaccinations, facteurs de risque, organes vitaux et tendances des organes vitaux. | Fournisseurs de soins primaires tels que des médecins généralistes ou des médecins de famille. |
| *Certains renseignements personnels sur la santé dans ce répertoire peuvent ne pas être accessibles par le biais du dossier de santé électronique. | |||
Aperçu des mesures de protection administratives, techniques et physiques
Santé Ontario a mis en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques pour :
- protéger contre le vol, la perte et la collecte, l’utilisation ou la divulgation non autorisée des renseignements personnels sur la santé accessibles par le biais du dossier de santé électronique;
- protéger les renseignements personnels sur la santé accessibles par le biais du dossier de santé électronique contre la copie, la modification ou l’élimination non autorisées;
- protéger l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels sur la santé accessibles dans le dossier de santé électronique.
Les mesures de protection comprennent l’utilisation d’outils (à la fois technologiques et physiques) tels que des logiciels de sécurité et des protocoles de cryptage, des pare-feu, des serrures et d’autres contrôles d’accès, ainsi que des processus administratifs qui incluent, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :
- la nomination d’un directeur général de la protection de la vie privée qui a été délégué et qui est responsable du programme de protection des renseignements personnels;
- des évaluations de la vie privée effectuées sur tous les projets et initiatives pour cerner et atténuer les risques liés à la vie privée;
- un ensemble complet de politiques de confidentialité examinées et approuvées par le commissaire à l’information et à la protection de la vie privée (CIPVP) décrivant les pratiques de gestion de l’information de Santé Ontario;
- une formation obligatoire en protection de la vie privée ou en sécurité suivie par tout le personnel lors de l’embauche et tous les ans par la suite;
- une formation fondée sur les rôles pour les personnes qui ont un accès défini et contrôlé aux renseignements personnels sur la santé;
- des ententes avec les dépositaires de renseignements sur la santé qui décrivent les rôles, responsabilités et obligations régissant leur contribution et leur accès au dossier de santé électronique;
- des contrôles d’accès pour s’assurer que les personnes n’ont accès qu’aux renseignements personnels sur la santé qui sont directement proportionnels au temps et à l’objectif nécessaires pour exercer leur rôle autorisé.
Pour en savoir plus sur les pratiques de Santé Ontario en tant qu’organisation prescrite, veuillez consulter son Énoncé des pratiques d’information relatives aux DSE.